Outsourcing

Outsourcing reprografického prostredia – stručný popis projektu

Keď má zákazník má potrebu zbaviť sa činností, ktoré nie sú jeho hlavným predmetom podnikania (IT, upratovanie, strážna služba...), má možnosť zvýšiť kvalitu a komfort poskytovaných služieb pre svojich zamestnancov pri súčasnom šetrení investičných nákladov (HW sa nekupuje, ale prenajíma na mesačné splátky na obdobie 4 rokov) , znížením prevádzkových nákladov (garantovaná cena za spotrebný materiál - tonery a papier; servis) a kontrole nákladov (súčasťou mesačnej faktúry je podrobný rozpis kde sa koľko vytlačilo/skopírovalo, spotrebovalo papiera, prípadne iných služieb).

Pred samotnou implementáciou projektu sa vykoná analýza existujúcich nákladov, aby bolo s čím porovnávať v priebehu projektu a popri tom sa zisťujú reálne potreby jednotlivých oddelení, čo konkrétne tlačia aké dokumenty, v akých objemoch, v akom časovom intervale, v akých formátoch, farbách ... Na základe týchto informácií sa navrhne optimalizované nové riešenie, ktorých výsledkom je viac centralizovaných (vhodne umiestnených na chodbách organizácie) multifunkčných zariadení dostupných.

Súčasťou projektu je zmluva o poskytovaní servisných služieb (SLA - service level agreement), kde sú podrobne popísané všetky záväzky dodávateľa na dosiahnutie trvalej kvality poskytovaných služieb pre zákazníka.

V rámci poskytovaných služiem vieme zabezpečiť nasledovné činnosti - tlačové a reprografické služby, skartovacie služby, skenovacie služby, digitalizácia dokumentov, riadenie dokumentačného procesu (DMS), archivačné a vyhľadávacie služby, služby v kancelárskom prostredí, alužby podateľne, poštovné služby, distribúcia dokumentov, centrálny fax, riadenie centrálnej tlače, riadenie zmien, konzultačné služby a analýza.

Hlavné výhody takéhoto projektu - nulové investície do reprografickej a tlačovej techniky; neustála servisná a konzultačná činnosť; zodpovednosť za funkčnosť celého systému riadenia toku dokumentov preberá dodávateľ; zákazník prestáva byť užívateľom konkrétneho zariadenia, ale sa stáva užívateľom komplexnej služby; zákazník má jedného partnera pre všetky oblasti v procese práce s dokumentami; pre zákazníka riešenie znamená úsporu času jeho zamestnancov a nákladov s touto úsporou spojených; jednotlivé pracoviská sú umiestnené tam, kde ich zákazník potrebuje a kde sú logisticky najvýhodnejšie; všetky náklady, spojené s dokumentami, sa pre klienta stávajú jednoznačne prehľadné až na úroveň jednotlivých užívateľov alebo projektov; zamedzenie neočakávaných investícií pri neplánovanej krátkodobej potrebe ďalších zariadení – zápožičky zariadení na nevyhnutne potrebnú dobu; priebežné preškolovanie a doškolovanie všetkých užívateľov; eliminácia interných nákladov na management technológií; zníženie nákladov na nutné skladové priestory a zásoby materiálov.


Tlačové a reprografické služby

Pre potreby zákazníka pri využívaní akýchkoľvek typov dokumentov budú jeho tlačové a reprografické služby vždy pripravené pre pokrytie všetkých požiadaviek na ich „zhmotnenie“ formou výstupu na papier, či iné zvolené médium. V kvalite, v mieste a čase potreby a v podobe, ktorá sa definuje vopred, prípadne počas priebehu poskytovania tejto služby. Zákazník bude profitovať z trvalého prístupu k moderným technológiám a skúsenostiam dodávateľa z ich optimálneho využívania.


Skartovacie služby

V prostredí so zvýšenou produkciu dokumentov dôverného charakteru, čo je typické pre prostredie štátnej inštitúcie, je často potrebné zlikvidovať množstvo dokumentov so zachovaním definovaných bezpečnostných pravidiel tak, aby nenastal únik informácií. Aj skartovanie môžeme prevziať do našej správy s tým, že sa zmluvne zaviažeme dodržiavať zachovanie tajomstva. Fyzická likvidácia papiera sa vykonáva v exteriéry špeciálne prispôsobenom tomuto účelu a zber papiera je možný dvoma spôsobmi:
- narezané dokumenty zo skartovacieho stroja, ktoré sú rozmiestnené po budove
- celé dokumenty v tzv. „zbernom boxe“ (zaplombovaná papierová krabica z hrubého kartónu – podobné voličskej urne), ktoré sú na určených miestach rozmiestnené po budove


Skenovacie služby, digitalizácia dokumentov

Digitalizácia dokumentov formou skenovania znamená prevedenie dokumentov do bezpečnejšej dátovej podoby, a zároveň ponúka niekoľko výhod v následnom procese práce s dokumentami (document workflow). Prístup k informáciám obsiahnutých v dokumentoch sa stáva rýchlejším a ľahším, bez väzby na fyzické umiestnenie užívateľov. Príchodzie dokumenty môžu byť vďaka digitalizácii distribuované podstatne rýchlejšie a s plnou kontrolou. Dáta z formulárov je možné získavať automatizovane a eliminovať nároky na manuálnu prácu. Na konci procesu digitalizácie je vytvorenie elektronického archívu dokumentov - bezpečnej centrálnej úschovne, s možnosťou prístupu z rôznych úrovní.


Riadenie dokumentačného procesu (DMS)

Proces práce s dokumentmi nie je primárnou činnosťou zákazníka, ale je dôležitý pre rýchlosť a kvalitu prenosu informácií v obsiahnutých dokumentoch. Pokiaľ sa zákazník rozhodne poskytnúť zodpovednosť za tento proces firme, ktorá sa týmto zaoberá profesionálne, získa prístup k know-how a skúsenostiam takéhoto profesionálneho partnera. Bude to zárukou stabilného riadenia súčasných potrieb a zároveň trvalého rozvoja dokumentačného systému v budúcnosti.


Archivačné a vyhľadávacie služby

Mnohým zamestnancom spôsobuje pri ich práci problém „chaos“ v dokumentoch a nemožnosť získať rýchle informácie, ktoré potrebujú. Často je to v prostredí s rôznorodými a neštruktúrovanými „čiastkovými“ archívmi a veľkým objemom dokumentov v papierovej podobe. Táto oblasť služby prináša vytvorenie nového designu archivačného systému a následné riadenie tejto agendy. Zamestnanci zákazníka získajú prístup k potrebným dokumentom, bez ohľadu na ich lokalizáciu alebo typ dokumentu. Pravidlá prístupu k dokumentom sú samozrejme riadené na základe priorít, ktoré vždy budú v kompetenci zákazníka.


Služby v kancelárskom prostredí

Každodenné zaisťovanie kancelárskych prostriedkov, služieb a ďalšieho vybavenia je pomerne náročné na čas a ľudské zdroje a tiež vďaka roztrieštenosti obtiažne kontrolovateľné. Zvlášť pokiaľ sa tým zaoberajú pracovníci v administratíve. Namiesto niekoľkých telefonátov kvôli nákupu hlavičkových papierov alebo rezervácie konferenčnej miestnosti by sa mohli ďaleko viac koncentrovať na hlavnú pracovnú činnosť. Aj keď vyššie uvedené činnosti nie sú v priamom vzťahu s dokumentačným systémom, aj napriek tomu je možné ich zveriť poskytovatelovi outsourcingových služeb. Ten dokáže maximálne využiť pracovný čas svojich „on-site“ zamestnancov a zaistí, že celkový chod kancelárie bude plynulejší a dôjde k redukcii neefektívneho času zamestnancov zákazníka.


Služby podateľne, poštovné služby, distribúcia dokumentov

Firemná podateľna a súvisiace činnosti distribúcie dokumentov ponúkajú veľký priestor pre zdokonalenie. Zavedením nových technológií a zmenou pracovných postupov je zákazník schopný dosiahnuť výrazné úspory v nákladoch priamo v jeho kancelárskom prostredí, v procese distribúcie dokumentov a tiež personálnych nákladov na zabezpečenie podateľne. Na druhej strane sa vďaka tomu môže dosiahnuť podstatne vyššia kvalita a pružnosť služieb – vyššie hodnoty pri rovnakom vynaložení finančných prostriedkov.


Centrálny fax

Ďalšou inováciou môže byť zriadenie centrálneho faxu, alebo faxového serveru. Každý užívateľ má možnosť odosielať faxy elektronicky zo svojho počítača. Došlé faxy sú distribuované taktiež v elektronickej podobe do schránok na servery, alebo fyzicky vytlačené pracovníkmi reprocentra spoločne s došlou poštou. K tomuto riešeniu nie je potrebné vynaloženie dodatočných nákladov na HW, pokiaľ je k vašej sieti pripojené aspoň jedno zariadenie d-Copia 200 MF, 300 MF, 400 MF, ktoré je vybavené zároveň faxovým aj skenovacím modulom. K aplikácii takéhoto riešenia je nutné vykonať iba stručnú analýzu, aby pri implementácii nedošlo k určitým obmedzeniam u užívateľov (napr. potreba faxovať tlačené materiály).

Hlavné prínosy:

- úspora prevádzkových nákladov

- úspora času uživateľov

- zvýšenie komfortu práce s dokumentaci

- jednoduchá archivácia a následné dohľadanie faxov


Riadenie centrálnej tlače

Pre fungovanie celej spoločnosti je dôležité optimálne fungovanie centrálneho reprostrediska. K tomu slúži SW prostriedok, ktorý zefektívni a zjednoduší súvisiace procesy. Jedná se o softwarový tlačový server založený na formáte PDF - DocWorks. Jeho hlavné prínosy sú:

- rýchla a jednoduchá komunikácia medzi užívateľom a reprosteediskom

- k tvorbe dokumentov dochádza najmä v reprostredisku – úspora času, vysoká kvalita

- automatická evidencia a kľúčovanie nákladov na jednotlivých užívateľov alebo nákladové strediská

- vďaka formátu PDF nie je potrebné dodatočné zasahovanie do dokumentu v reprostredisku

- pri prenose úlohy po sieti nedochádza k zmenám v dokumente (napr. posunutie riadkovania)

- nízke zaťaženie siete

- v prípade potreby možnosť jednoduchého reprintu úlohy


Riadenie zmien

Schopnosť pružne reagovať na meniacu sa situáciu na trhu alebo zákaznícke potreby je základná podmienka prežitia akejkoľvek firmy. V súvislosti s priebežnými zmenami v primárnych činnostiach zákazníka ide často ruka v ruke aj potrebná zmena informačného a dokumentačného procesu. Služby outsourcingu mu pomôžu vytvoriť a implementovať potrebné zmeny, ktoré zaistia požadovanú kontinuitu bez potreby vyvíjať procesy s tým spojené (požiadavky na IT, obstarávanie, logistika).


Konzultačné služby, analýza

Konzultačné služby a analýza sú zamerané na spracovanie optimálneho návrhu dokumentačného systému firmy a vždy vychádzajú z konkrétneho prostredia a konkrétnych potrieb danej spoločnosti. Základným cieľom týchto služieb je identifikovať príležitosti k zdokonaleniu jednotlivých oblastí práce s dokumentami a tiež vytvoriť koncepčné riešenie, ktoré ukazuje jednoznačné postupy a nástroje smerujúce k využitiu definovaných rezerv (úspora nákladov, zjednodušenie procesov). Vykonávajú sa nielen pri návrhu prvotného riešenia, ale taktiež počas celej existencie poskytovania služieb.


left-bot-corner

O spoločnosti

ilustrační obrázek

Spoločnosť EuroDeal SK, s.r.o. vznikla v roku 2006 ako spoločnosť, ktorá poskytuje klientom priestor pre outsourcing ich non core business aktivít t.j. presun vnútropodnikových činností do externého prostredia s následnou transformáciou na službu. Hlavnou činnosťou spoločnosti je poradenstvo a dodávka zariadení informačných technológií, zabezpečovanie tlačových a reprografických služieb viac tu ....

left-bot-corner

Ekólogia

ilustrační obrázek

Výzvou dnešných dní je vytvoriť nové „green“ produkty a služby a samozrejme vylepšiť aj tie aktuálne formou aktivít a procesov, ktoré chránia životné prostredie naprieč celým spektrom poskytovaných činností v rámci služieb pre zákazníka. viac tu ....

left-bot-corner

© 2012 Design by www.webdesign-www.cz